2021年04月16日　 生活文化局

個人情報を含む補助金関係書類の紛失について

生活文化局において、平成29年度の個人情報を含む補助金関係書類を紛失する事故が発生いたしましたので、お知らせいたします。
関係者の方には多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
なお、現時点で、書類記載の個人情報が外部に流出した事実は確認されていませんが、引き続き、書類の捜索及び個人情報の外部流出の有無の確認を行ってまいります。
今後、このようなことがないよう、書類管理を徹底してまいります。

記

1　紛失した書類

平成29年度教育助成金調査表（幼稚園108園、小学校53校分）

2　経緯

• 令和2年11月18日
  補助金の返還業務のため、文書保管業者から文書保存箱2箱（当該書類を保管）を取り寄せ、施錠ができる部屋で保管
• 令和3年1月13日
  事務作業のため、当該文書保存箱を執務室に移動
  ※廃棄のため溶解を予定していた文書箱の置き場所付近に置いた。
• 令和3年3月15日
  文書溶解業者が、廃棄文書箱（84箱）を搬出、溶解
  ※紛失した文書保存箱が紛れ込んでしまった可能性が高いと考えております。
• 令和3年3月23日
  他の文書と合わせて文書保管業者へ文書保存箱を返却するために執務室内を確認したところ、当該文書保存箱が存在していないことが判明、探索を開始
• 令和3年3月25日
  数度にわたり、執務室、倉庫等を徹底的に捜索したが発見できず、文書保管業者にも戻されていないことを確認

3　紛失した文書に含まれていた個人情報

教職員に関するもの：3,328名（幼稚園108園、小学校53校）

• 教職員の給与等に係る情報
  （教職員の氏名、年齢、勤続年数、給与額、勤務日数、担当教科、免許状、共済組合番号）

生徒・保護者に関するもの：308名（小学校44校）

• 家計状況及び家計急変を理由にした授業料減免に係る情報（14校・44名）
  （生徒氏名、家計状況、急変理由、減免実績）
• 帰国子女等の受入れに係る情報（42校・264名）
  （生徒氏名、保護者氏名、在留期間、在留地）

4　東京都の対応

（1）対象となる学校、教職員、生徒・保護者への謝罪と説明

• 令和3年3月26日以降、対象となる学校に対しては、取り急ぎ御連絡を取るとともに、直接訪問する等の方法により、謝罪と状況説明を行っている。
• 対象となる教職員、生徒・保護者の方々に対しては、学校の皆様の御協力を頂き、謝罪と状況説明を行っている。

（2）再発防止策

• 局内の全部署に対し、事故の再発防止に確実に取り組むよう通知を発出するとともに、生活文化局サイバーセキュリティ委員会を開催し、個人情報等の適正な管理徹底について周知した。
• 所管部署の全職員に対して、収集した個人情報の重要性を再認識させ、鍵のかかる場所に必ず保管するなど、その基本的な取扱いルールの徹底を図った。
• 書類の所在及び処理状況が明確に分かるような管理方法の整備や、文書廃棄の際の事務処理手順の整備など、書類管理の徹底に向けた仕組みの構築を図る。

問い合わせ先 生活文化局私学部私学振興課 電話　03-5388-3182