2021年09月03日　 総務局

東日本大震災都内避難者向け広報誌の誤送付について

総務局復興支援対策部で発行する東日本大震災都内避難者向け広報誌において、誤ってご本人以外の方に送付したことが判明しましたので、お知らせいたします。
関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
今後、このようなことが二度と起こらないよう、再発防止に向け、より一層の情報管理を徹底して参ります。

記

1　事故の概要

総務局復興支援対策部が作成、送付する広報誌「都内避難者の皆様への定期便」（令和3年9月1日に836世帯に送付）の一部について、送付業務の委託先である株式会社キタジマの担当者が誤ってご本人以外の避難者の方の宛名を記載して送付した。
なお、この広報誌は、避難者交流会や相談サービス等の案内チラシなどで構成しており、月1回発行している。
（復興支援対策部ホームページでも公開）

2　発生日時

令和3年9月1日（水曜日）

3　事故の経緯

1. 令和3年8月18日（水曜日）～8月30日（月曜日）
   委託事業者が都よりデータを預かり、広報誌の宛名ラベル及び封筒の作成、資料の封入作業を実施
2. 令和3年9月1日（水曜日）
   委託事業者が広報誌の入った封筒を郵便局から郵送
3. 令和3年9月2日（木曜日）
   令和3年9月1日発送の広報誌について、避難者の方から都に、別の宛名が記載された郵便物が届いている旨の連絡が入る。確認したところ、少なくとも489通について住所と宛名が一致していないことが判明

4　発生の原因

委託事業者が宛名ラベルを作成する際に、宛名と住所のデータがずれるとともに、宛名ラベルと都が貸与したデータとの確認作業を怠ったことが原因

5　事故発生後の対応

• 誤った宛名で届いた避難者の方に対するお詫びと封筒の返却をお願いする文書を同封し、対象の方全員に対し、正しい宛名で改めて広報誌を送付
• 都として委託事業者に対して、改めて事故を精査した上で報告を求めると共に、業務の適正な履行について指導

6　再発防止策

これまで実施してきた委託事業者への発送完了時の確認のほか、委託事業者職員による宛名、住所の複数チェック等、発送作業での確認作業を確実に実施させるとともに、都においても個人情報を含む情報の適切な取扱いについて、さらなる徹底を図り、再発防止に努めてまいります。

問い合わせ先 総務局復興支援対策部都内避難者支援課 電話　03-5388-2384